Caso Electro DM: un sistema de gestión a medida con facturación electrónica

Electro DM es un comercio que trabaja con muchos proveedores y maneja listas de precios largas que cambian seguido. Lo que necesitaban era una herramienta pensada para su forma de vender, que acompañara toda la operación: desde el presupuesto hasta la factura y el cobro.

El cliente

Electro DM trabaja con un catálogo amplio de productos de distintos proveedores, maneja más de una lista de precios (incluida una para obra), vende también a cuenta corriente y factura electrónicamente. Su día a día pasa por armar presupuestos, convertirlos en facturas, seguir los saldos de clientes y proveedores y mantener los precios al día.

El desafío

Los puntos que más les pesaban eran estos:

• Precios que cambian todo el tiempo. Con muchos proveedores y listas extensas, actualizar precios a mano era lento y propenso a errores.
• Presupuestos que se convierten en ventas. Necesitaban armar presupuestos rápido, editarlos, duplicarlos y facturarlos sin volver a cargar todo.
• Facturación electrónica integrada. Emitir comprobantes válidos ante ARCA (ex AFIP) desde el mismo lugar donde se arma la venta, con notas de crédito para las devoluciones.
• Cuentas corrientes ordenadas, tanto de clientes como de proveedores, con pagos parciales y estados de cuenta.
• Velocidad en el uso diario. El sistema lo usan varias personas con distintos permisos, así que tenía que ser ágil y cómodo de operar.

La solución

Desarrollamos una aplicación de escritorio para Windows conectada a un servidor central. La interfaz está hecha con Electron y React; el backend, con Node.js y una base de datos SQL Server. La aplicación se instala una vez y se actualiza sola: cuando hay una versión nueva, avisa, la descarga y queda lista para instalar.

Inicio: el negocio de un vistazo

La pantalla de inicio muestra la facturación y el beneficio del día, del mes y del año, los productos más vendidos, los mejores clientes, cuántos presupuestos terminaron en factura y las cuentas por cobrar con sus vencimientos.

Precios, carrito y presupuestos

El módulo de precios tiene un buscador de productos y un carrito donde se arma la venta. Se puede ver el precio con o sin IVA, usar una lista de precios para obra, aplicar descuentos sobre el subtotal y agregar productos varios que no están en el catálogo. Desde ahí mismo se genera un presupuesto o una factura.

Los presupuestos se guardan, se editan, se duplican y se convierten en factura cuando el cliente confirma.

Facturación electrónica con ARCA

Las facturas se emiten directamente contra los servicios de ARCA, que devuelven el CAE, y se genera el PDF del comprobante con su código QR. Al cargar un cliente, el sistema puede traer sus datos fiscales a partir del CUIT. Para las devoluciones, se elige qué productos y cuántas unidades vuelven, y el sistema arma la nota de crédito correspondiente. También genera remitos y recibos.

Qué hay detrás de esta integración lo explicamos en facturación electrónica con ARCA integrada a tu sistema.

Cuentas corrientes de clientes y proveedores

Cada cuenta corriente muestra el saldo pendiente y permite registrar pagos con fecha, método de pago y observaciones. Los estados de cuenta, tanto de clientes como de proveedores, se pueden exportar en PDF.

Proveedores, productos y pedidos

• Importación de productos desde Excel, con una validación que detecta filas con errores y códigos repetidos y devuelve un reporte antes de aplicar los cambios.
• Actualización masiva de productos por proveedor, incluido el stock disponible y un límite de bajo stock.
• Notas de pedido a proveedores que se pueden editar, duplicar e imprimir con o sin precios. Si un precio cambió desde la última edición, el sistema lo marca.

Pensado para el uso diario

Cada sección principal tiene su atajo de teclado (de F1 a F9), algo que se agradece cuando hay que atender rápido. Hay usuarios con distintos roles y permisos, métodos de pago configurables y una capa de seguridad en el servidor con autenticación, límites de solicitudes y registro de actividad.

El resultado

Electro DM pasó a manejar toda su operación desde un solo lugar: el presupuesto se convierte en factura con un clic, la factura sale autorizada por ARCA en el momento, las devoluciones generan su nota de crédito sin trámites aparte y los saldos de clientes y proveedores están siempre al día. Lo que antes estaba repartido entre planillas y la web de ARCA ahora vive en una sola herramienta.

El sistema lleva tiempo en uso y sigue creciendo. Como es propio, cada necesidad nueva del negocio (una lista de precios distinta, un reporte, un atajo para atender más rápido) se suma al sistema en lugar de resolverse con un parche, y cada cambio se prueba antes de llegar a producción.

Esa es la diferencia entre comprar un sistema y tener uno propio. Si estás evaluando las dos opciones, mirá nuestra comparación de software a medida vs. enlatado.

"El sistema es moderno, ágil y se adapta perfectamente a nuestras necesidades. El soporte técnico siempre responde con rapidez y eficacia ante cualquier inconveniente."

Electro DM

¿Tenés un proyecto parecido?

Si tu comercio vive entre planillas, listas de precios desactualizadas y facturas que se cargan dos veces, probablemente ya estés en el punto en que un sistema propio se paga solo. Mirá las señales de que tu empresa necesita un sistema y, si te sentís identificado, contactanos o escribinos por WhatsApp.