Caso Catering Don Pascual: un sistema de tickets QR para controlar cada servicio

Un catering que entrega tickets de comida a empresas necesita saber, en todo momento, qué tickets tiene cada empresa, cuáles ya se usaron y cuáles vencieron. Y en el momento del servicio, necesita validar cada ticket en segundos, sin frenar la fila. Para Catering Don Pascual desarrollamos un sistema que resuelve las dos cosas: la administración de los tickets y su validación desde el celular.

El cliente

Catering Don Pascual es un servicio de catering que entrega tickets de comida a empresas. Cada ticket lleva un código QR único, y cada empresa cliente recibe sus tickets según el tipo de servicio contratado y con una fecha de vencimiento.

El desafío

Lo que necesitaban controlar era esto:

• Qué tickets se entregan a cada empresa, con su tipo y su vencimiento.
• Cuáles se consumen, en el momento del servicio y sin trámites.
• Cuáles vencen, para que no se acepten fuera de fecha.
• Que ningún ticket se use dos veces.
• Dos usos muy distintos en una sola herramienta: la administración, que necesita ver todo, y el personal en el punto de servicio, que solo necesita validar rápido.

La solución

Desarrollamos una aplicación web a medida que funciona en la computadora para la administración y en el celular para la validación. Se puede instalar en el teléfono como una app y los permisos se separan por rol.

Alta de tickets por rangos

Cargar tickets de a uno no tiene sentido cuando se entregan por cantidad. Por eso el alta se hace por rangos: se escanea el QR del primer ticket y el del último, y el sistema genera todos los tickets que hay en el medio. El rango completo se asigna a una empresa, con un tipo de ticket y una fecha de vencimiento.

Validación en el momento del servicio

El empleado abre el escáner en el celular y apunta la cámara al QR. Si un código no se puede leer, lo escribe a mano. Al instante, el sistema muestra uno de cuatro resultados:

• Válido: el ticket se acepta y queda marcado como consumido.
• Ya usado: el sistema avisa e indica la fecha en que se usó.
• Vencido: el ticket está fuera de fecha.
• Inexistente: el código no corresponde a ningún ticket cargado.

Como cada ticket se marca al validarse, un mismo ticket no se puede usar dos veces.

Un escáner pensado para celulares reales

La validación tiene que funcionar en los teléfonos que el personal usa todos los días, no solo en un equipo de prueba. Por eso ajustamos el escáner en distintos modelos: toma siempre la cámara principal, lee rápido y, si hace falta, ofrece la carga manual del código. También acepta los códigos que algunos lectores físicos envían con espacios de más, así que funciona igual con la cámara del celular o con una pistola lectora.

Trazabilidad de cada ticket

De cada ticket consumido queda registrado cuándo se usó y qué empleado lo escaneó. Una página de historial muestra todos los tickets consumidos con su detalle y permite filtrarlos para encontrar rápido lo que se busca.

Dashboard de consumo

La pantalla de inicio de la administración muestra las empresas activas, los tickets consumidos en el día, los disponibles y el total consumido, junto con un gráfico de consumo por período.

Empresas, configuración y roles

• Empresas clientes: se dan de alta, se modifican y se dan de baja, clasificadas por tipo y con estado activa o inactiva.
• Configuración: tipos de empresa, tipos de ticket y usuarios del sistema se administran desde el mismo lugar.
• Dos roles: el administrador accede a todo; el empleado solo ve el escáner, así puede operar en el punto de servicio sin entrar a la administración.

Instalable en el celular

El sistema es una PWA (aplicación web progresiva): se agrega a la pantalla de inicio del teléfono y abre como una app, sin pasar por ninguna tienda de aplicaciones.

Tecnología

La aplicación está hecha con Next.js, React y TypeScript, con una interfaz construida en Tailwind CSS y componentes de Radix y shadcn/ui. Los datos y la autenticación de usuarios están en Supabase, sobre PostgreSQL. La lectura de QR usa la librería qr-scanner y los gráficos del dashboard están hechos con Recharts. El sistema está desplegado en Vercel.

El resultado

Catering Don Pascual tiene hoy el control completo de sus tickets en un solo lugar: sabe qué tickets tiene cada empresa, cuáles se consumieron, cuándo y quién los validó, y cuáles están por vencer. En el punto de servicio, validar un ticket es apuntar el celular y esperar un segundo.

El sistema siguió creciendo después de la entrega. Las mejoras salen del uso diario del cliente y lo mantenemos actualizado, también en seguridad. Es lo que permite un sistema propio: se adapta a cómo trabaja el negocio en lugar de obligar al negocio a adaptarse a él. Si estás evaluando esa diferencia, mirá nuestra comparación de software a medida vs. enlatado.

"Con UFO Development pasamos de controlar los tickets a mano a escanearlos con el celular en cada servicio. Ahora sabemos qué se consumió, cuándo y quién lo validó. (…) Entienden el negocio y se nota. Los recomendamos."

Catering Don Pascual

¿Tenés un proyecto parecido?

Si en tu negocio hay controles que todavía se hacen en papel, en planillas o de memoria, probablemente se puedan resolver con una herramienta pensada para tu operación. Mirá cómo automatizar procesos en tu pyme y, si te sentís identificado, contactanos o escribinos por WhatsApp.